Organizacja przestrzeni na biurku

Niezależnie od tego, jakie macie biurko jego podstawową cechą powinna być przydatność w codziennej pracy. Dobrze dobrane biurko to połowa sukcesu, resztę stanowi jego dobra organizacja. Oto kilka wskazówek, które pomogą Wam zwiększyć komfort pracy i ułatwią codzienne zadania.

Wybór i kupno idealnie dopasowanego biurka to nie wszystko. Nawet przy najlepszym biurku nie będzie pracowało nam się dobrze, gdy nie będziemy pamiętać o organizacji przestrzeni na nim. Tony papierów, zużyte długopisy, puste kubki, zbyt duża ilość dekoracji – taki chaos może znacznie wpłynąć na naszą koncentrację i wydajność. Ja sama nie lubię sterylnie czystych przestrzeni, ponieważ czuję się w nich nieswojo, nie potrafię się skupić i rozluźnić. Osobiste dodatki, zdjęcia, czy drobne pamiątki sprawiają, że po prostu pracuje mi się lepiej. Jednak artystyczny chaos to jedno, bałagan to drugie. Na początek doradzę Wam jedną prostą rzecz: nie pozwólcie się przytłoczyć! Znajdziecie sposób organizacji, który Wam się podoba i (przede wszystkim!) sprawdza się w zestawianiu z Waszym charakterem, stylem pracy, preferencjami. Potem musicie się tego wyboru trzymać, a wszystko będzie dobrze. :)

Poniżej kilka kroków, które pomogą Wam zacząć przygodę ze skuteczną organizacją przestrzeni na biurku i wokół niego.

Krok pierwszy: porządkujemy

Wyczyśćcie dokładnie swoje biurko. Powyrzucajcie to, co możesz wyrzucić (śmieci, niepotrzebne papiery etc.). Potrzebne dokumenty posegregujcie i odłóżcie na bok (zróbcie podobnie z innymi niezbędnymi w Waszej pracy rzeczami). Pozbądźcie się nadmiaru rzeczy osobistych, zwłaszcza, jeśli organizujecie biurko w pracy (moja znajoma usłyszała kiedyś, że biurko to nie portal społecznościowy) – jedno zdjęcie naprawdę wystarczy. Przemyślcie i spiszcie bez czego nie możesz się obejść – to ułatwi Wam późniejszą organizację.

Krok drugi: papiery

Klika wskazówek:

- korzystajcie z tacek/kuwet na dokumenty - podzielcie je na dokumenty przychodzące i wychodzące/projekty priorytetowe i te, które możecie wykonać później etc.

Najlepiej będzie, jeśli uda Wam się dla niej znaleźć miejsce w pobliżu, jednak nie na biurku – ograniczycie wtedy chaos.

- sortujcie od razu nowe dokumenty - możecie podzielić je na kategorie:

- nie gromadźcie nadmiernie papierów – nie pozwólcie, by dokumenty tworzyły na Waszym biurku papierowe wieże, dlatego, o ile to możliwe, starajcie się realizować zadania na bieżąco, a niepotrzebne już dokumenty wyrzucać.

Krok trzeci: podzielcie biurko i przestrzeń dookoła niego na strefy

Podzielcie przestrzeń biurka na trzy strefy: 1. Rzeczy pod ręką; 2. Rzeczy w zasięgu ręki; 3. Rzeczy poza zasięgiem.

Strefa pierwsza to wszystkie niezbędne narzędzia (komputer, telefon etc.) i dokumenty, które związane są z projektem, nad którym aktualnie pracujecie.

Strefa druga to rzeczy, których używacie regularnie i projekty, których jeszcze nie zakończyliście (różne nie zakończone sprawy) – są to wszelkie segregatory, teczki, półki, szuflady, czyli wszystko to, co jest w zasięgu Waszych rąk.

Ostatnia strefa to wszystkie rzeczy które znajdują się w takim miejscu, że aby po nie sięgnąć, musicie wstać od biurka (mogą to być zakończone projekty, dodatkowe narzędzia i pomoce naukowe, zapasowe przybory etc.).

Wskazówka: Strefę rzeczy pod ręką możecie zorganizować jeszcze bardziej. Podzielcie je na teczki lub segregatory i oznaczcie następująco: „Na teraz”, „Na jutro”, „Na później”, „Do przekazania”, „Do przeczytania”, „Lista zadań”, „Inne” (Oczywiście możecie też wymyślić własne etykiety).

Jeśli uda Wam się wprowadzić te zasady w życie, wystarczy jedynie kilka sekund dziennie, by takie biurko szybko posprzątać i przygotować je do pracy na następny dzień.

Jak wygląda Wasze biurko? Macie jakieś sprawdzone sposoby na jego organizację?